8 اشتباهی که باید در جلسات کاری از آن‌ها اجتناب کنید، به گفته یک متخصص آداب معاشرت

چه حضوری و چه مجازی، جلسات کاری تقریباً همیشه بخشی تضمین‌شده از زندگی حرفه‌ای هستند. متأسفانه، کارمندان می‌توانند ناخواسته در طول جلسات به روش‌های مختلفی حرفه‌ای‌گری خود را تضعیف کنند.

برای کمک به شما در اجتناب از این اشتباهات، بیزینس اینسایدر از آردن کلیس، متخصص آداب معاشرت، خواست تا برخی از اشتباهات رایجی را که مردم در جلسات کاری مرتکب می‌شوند، به اشتراک بگذارد. در اینجا چیزی است که او گفت.

وقتی صحبت از جلسات به میان می‌آید، یک اشتباه رایج، دیر رسیدن و بی‌احترامی به وقت دیگران است.

کلیس گفت: «اگر همه دیر برسند، نمی‌توانید یک جلسه را به موقع شروع کنید و نمی‌توانید آنچه را که باید انجام دهید، انجام دهید.»

کلیس به BI گفت که او توصیه می‌کند تسهیل‌کنندگان همیشه جلسات را به موقع شروع کنند تا به کسانی که سر وقت حاضر می‌شوند پاداش دهند.

در یک جلسه مجازی، خاموش نگه داشتن دوربین شما می‌تواند بی‌ادبانه تلقی شود.

کلیس به BI گفت: «من فکر می‌کنم واقعاً بی‌احترامی است که وقتی با شما صحبت می‌شود و وقتی صحبت می‌کنید، فقط ویدیوی خود را خاموش نگه دارید.»

او افزود که ممکن است چند استثنا وجود داشته باشد، مانند اینکه فرزندتان تازه وارد اتاق شده است یا همکارانی در اطراف خود دارید، اما دوربین شما به طور کلی باید روشن باشد - به خصوص زمانی که صحبت می‌کنید.

به گفته کلیس، انجام سایر کارها در حین جلسه مودبانه نیست. این شامل استفاده از تلفن، یادداشت‌برداری در مورد مسائل نامربوط به جلسه یا فکر کردن به سایر موارد لیست کارهای انجام‌دادنی است.

کلیس به BI گفت: «اگر در جلسه حضور ندارید، اگر کار دیگری انجام می‌دهید، نمی‌شنوید که چه می‌گذرد. شما شرکت نخواهید کرد زیرا این فرصت را از دست می‌دهید.»

به طور کلی، او گفت که از هر چیزی که می‌تواند توجه شما را به جای دیگری جلب کند، اجتناب کنید.

یکی دیگر از اشتباهات آداب معاشرت که باید در جلسات مجازی از آن اجتناب کرد، استفاده بیش از حد از جعبه چت است. کلیس گفت که پیام‌های مداوم می‌تواند حواس دیگران را پرت کند، بنابراین بهتر است استفاده از جعبه چت را به حداقل برسانید.

او گفت که اگر از یک شخص سؤالی دارید، ارسال یک پیام مستقیم برای او بسیار بهتر از جلب توجه همه به آن در چت است.

کلیس به BI گفت: «چت کردن مانند یک مکالمه جانبی در یک جلسه حضوری است.»

یکی دیگر از اشتباهات بزرگ که باید از آن اجتناب کرد، تسلط بر جلسه و اجازه ندادن به دیگران برای به اشتراک گذاشتن نظراتشان است.

کلیس گفت که اگر یک نفر دائماً ایده‌ها را به اشتراک بگذارد یا سؤال بپرسد بدون اینکه به دیگران اجازه صحبت کردن بدهد، می‌تواند بسیار خسته‌کننده باشد.

اگر جلسه را اداره می‌کنید، مهم است که مطمئن شوید به همه فرصت صحبت کردن داده می‌شود.

قطع کردن، به خصوص در جلسات مجازی، یک اشتباه رایج است.

کلیس گفت: «گاهی اوقات در یک جلسه، به ویژه یک جلسه مجازی، سخت است که بدانید چه زمانی کسی تمام شده است یا قصد دارد تمام شود. اما اگر شما کسی هستید که به طور منظم صحبت افراد را قطع می‌کنید … این می‌تواند واقعاً توهین‌آمیز باشد.»

حتی اگر تصادفی باشد، اجتناب از صحبت کردن روی صحبت دیگران ضروری است.

کلیس گفت که هرگز درست نیست که اشاره کنید که کسی در یک جلسه ساکت است. انجام این کار ممکن است باعث شود آن‌ها احساس ناراحتی کنند و می‌تواند به این معنی باشد که شما سعی می‌کنید آن‌ها را بد جلوه دهید.

در عوض، مودبانه نظرات آن‌ها را در مورد یک نکته خاص بپرسید و به آن‌ها اطمینان دهید که در گذشته ایده‌های عالی داشته‌اند، بنابراین آن‌ها احساس راحتی می‌کنند که صحبت کنند.

پس از ترک یک جلسه، پیگیری وظایفی که توافق کرده‌اید انجام دهید بسیار مهم است.

کلیس گفت که گاهی اوقات، افراد فراموش می‌کنند که موارد اقدام را پیگیری کنند زیرا یادداشت‌برداری نکرده‌اند، یک لیست کارهای انجام‌دادنی تهیه نکرده‌اند یا موارد را به تقویم خود اضافه نکرده‌اند. با این حال، فراموش کردن پیگیری می‌تواند بی‌احترامی به دیگران تلقی شود.

او گفت: «اگر شما به وظایف کاری خود عمل نکنید، بازتاب خوبی از شما نخواهد داشت. اگر کاری انجام نمی‌دهید، به همکاران خود کمک نمی‌کنید و به شرکت اجازه نمی‌دهید آنچه را که باید انجام دهد، انجام دهد.»